SharePoint vs OneDrive : mettre fin à la confusion une fois pour toutes
"Je mets ça dans SharePoint ou dans OneDrive ?" La question revient dans chaque équipe. La règle est simple, mais personne ne l'explique clairement. On le fait ici.
La règle en une phrase
OneDrive = mes fichiers. SharePoint = nos fichiers.
OneDrive est votre espace personnel dans le cloud. Ce que vous y mettez n'est visible que par vous — sauf si vous le partagez explicitement. SharePoint est l'espace collaboratif de l'équipe : tout ce qui est dans une bibliothèque SharePoint est accessible à tous les membres de l'équipe, selon les permissions définies.
Quand utiliser OneDrive
- Brouillons et documents de travail en cours que vous n'êtes pas prêt à partager
- Fichiers personnels liés à votre poste (notes, modèles personnels, archives)
- Documents que vous partagez ponctuellement avec une ou deux personnes via un lien
- Synchronisation de votre Bureau et Documents via KFM
Quand utiliser SharePoint
- Tout document qui appartient à l'équipe ou au projet, pas à une personne
- Fichiers sur lesquels plusieurs personnes travaillent simultanément
- Documents de référence (procédures, modèles officiels, archives clients)
- Tout ce qui doit rester accessible si la personne qui le gère part de l'entreprise
Les erreurs courantes qui créent le chaos
Stocker les fichiers d'équipe dans OneDrive personnel. Quand la personne quitte l'entreprise, ses fichiers OneDrive sont supprimés après 30 jours. Les fichiers d'équipe disparaissent avec.
Partager tout via des liens OneDrive. Ça crée une accumulation de liens qui expirent, de versions divergentes, et aucune structure commune. SharePoint avec des dossiers organisés est infiniment plus maintenable.
Créer des dossiers SharePoint en miroir de l'ancien serveur de fichiers. La migration est l'occasion de faire le ménage, pas de reproduire 15 ans d'arborescence chaotique.
La relation avec Teams
Chaque équipe Teams a un site SharePoint sous-jacent. Quand vous partagez un fichier dans un canal Teams, il est en réalité stocké dans la bibliothèque SharePoint de ce canal. C'est la même chose vue de deux interfaces différentes : Teams pour la conversation, SharePoint pour l'organisation.
La migration depuis un serveur de fichiers local
Microsoft propose SharePoint Migration Tool (SPMT), gratuit, pour migrer des partages réseau ou des sites SharePoint on-premise vers SharePoint Online. La migration technique est rapide ; c'est le nettoyage préalable (supprimer les doublons, décider quoi archiver) qui prend du temps — et qui vaut l'investissement.
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