Audit licences Microsoft 365 : économisez sans rien sacrifier
La plupart des PME paient trop pour leurs licences M365 ou ont les mauvaises. Un audit de 30 minutes peut faire économiser plusieurs centaines d'euros par an.
Le problème des licences fantômes
Selon une étude de Gartner, les entreprises gaspillent en moyenne 30 % de leurs dépenses SaaS sur des licences non utilisées. Microsoft 365 n'échappe pas à cette règle : départs d'employés dont le compte reste actif, licences premium pour des utilisateurs qui n'ont besoin que des bases, doublons avec d'autres outils.
Les types de licences et ce qu'elles couvrent
Microsoft 365 Business Basic : Teams, SharePoint, OneDrive, Exchange Online. Pas d'applications Office installées en local. Idéal pour les utilisateurs qui travaillent principalement dans un navigateur.
Microsoft 365 Business Standard : Ajoute Word, Excel, PowerPoint, Outlook installés en local. La référence pour la plupart des employés de bureau.
Microsoft 365 Business Premium : Ajoute Intune (gestion des appareils), Defender for Business (sécurité avancée), Entra ID Premium. Recommandé pour tous les postes gérés.
Comment réaliser l'audit en 30 minutes
Dans le Centre d'administration Microsoft 365 :
- Utilisateurs actifs : vérifiez la date de dernière connexion. Tout compte sans connexion depuis 90 jours mérite investigation.
- Rapport d'utilisation : Rapports > Utilisation > Microsoft 365 — vous voyez qui utilise quoi.
- Licences attribuées : Facturation > Licences — combien de licences payées vs utilisées ?
- Boîtes partagées : une boîte partagée (contact@, info@) n'a pas besoin de licence payante si personne ne s'y connecte directement.
Les économies typiques trouvées lors d'un audit
- 2-3 comptes d'ex-employés toujours actifs → désactivation immédiate
- Utilisateurs sous Business Premium qui n'utilisent pas Intune → downgrade vers Business Standard
- Boîtes partagées avec licence individuelle → conversion en boîte partagée (gratuite)
Pour une PME de 15 personnes, un audit typique révèle entre 150 € et 400 € d'économies annuelles en une demi-heure.
Ce qu'il ne faut pas supprimer trop vite
Avant de désactiver un compte "inactif", vérifiez s'il reçoit des emails de transfert, si des flux automatisés l'utilisent (Power Automate), ou si des fichiers SharePoint lui sont attribués. La suppression d'un compte Microsoft 365 est irréversible après 30 jours.
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